Hingga ke hari ini, e-mel masih menjadi perantaraan komunikasi rasmi dan profesional. Namun, ketika mengarang e-mel dan menerimanya, pasti anda sedar akan barisan ‘Cc’ dan ‘Bcc’, bukan?
Pertama sekali, anda perlu tahu bahaawa ‘Cc‘ bermaksud ‘carbon copy‘ manakala ‘Bcc‘ pula bererti ‘blind carbon copy‘. Mudahnya, ia diibaratkan anda sedang menulis surat dengan helaian karbon di bawah. Kertas di bawah helaian karbon pula akan menjadi salinan untuk rujukan masa depan.
Sebenarnya, ‘Cc’ berfungsi sama seperti ‘To’. E-mel anda tetap dihantar seperti biasa bahkan kandungannya pun tidak berubah bentuk.
Jadi, mengapa perlu guna Cc jika ia sama saja dengan To?
Bezanya, penggunaan ‘Cc’ adalah untuk memaklumkan penerima tersebut, bukan bertujuan untuk meminta balasan atau ditujukan kepadanya. Apabila penerima sedar dia dalam senarai ‘Cc’, maka dia akan mengetahui bahawa e-mel tersebut bersifat pengumuman dan bukannya dihantar khas untuknya.
‘Cc‘ seringkali digunakan dalam menyertakan pegawai atasan, rakan sekerja dan seumpamanya dalam memaklumkan mereka tentang tindak-tanduk atau pergerakan dalaman syarikat.
Contohnya, pihak sumber manusia atau human resource (HR) meletakkan pengurus syarikat dalam senarai ‘Cc’ ketika menghantar e-mel yang mengandungi surat tawaran pekerjaan kepada bakal pekerja. Di sini, e-mel tersebut ditujukan untuk bakal pekerja namun dengan penggunaan ‘Cc’, ia juga memberitahu pengurus syarikat bahawa pihak HR telah bertindak memberikannya surat tawaran.
Sebelum memahami fungsi ‘Bcc’, anda perlu tahu bahawa kesemua penerima e-mel dapat melihat alamat e-mel yang disenaraikan dalam ‘To’ dan ‘Cc’.
Untuk ‘Bcc‘ pula, ia seperti ‘Cc’ namun alamat e-mel dalam senarai ‘Bcc’ tidak dapat dilihat oleh penerima lain sama ada mereka dalam ‘To’, ‘ Cc’ mahupun ‘Bcc’. Ini bermakna semua penerima e-mel tersebut tidak tahu siapakah dalam senarai ‘Bcc’ yang turut menerima e-mel tersebut.
Namun kekurangan ‘Bcc’ ialah penerimanya tidak akan menerima salinan e-mel jika pihak lain saling berbalas e-mel.
Sedikit tip penting, ketika membalas e-mel, apabila anda menekan ‘Reply to all‘, ketahuilah bahawa semua orang termasuk dalam ‘Cc’ akan menerima e-mel anda. Jadi, jika tidak perlu, tekan saja ‘Reply‘, e-mel anda hanya akan dihantar kepada penghantar utama tanpa melibatkan mereka yang dalam ‘Cc’.
Jadi, bilakah situasi yang sesuai untuk menggunakan ‘Bcc’?
Salah satu situasi yang sesuai ialah jika anda berbalas e-mel dengan pekerja atau majikan tentang masalah tertentu, anda boleh meletakkan pihak HR dalam ‘Bcc’ untuk bukti dan rujukan mereka. Pihak HR akan maklum dengan situasi masalah tersebut dan membantu mereka melaksanakan tindakan.
Sesetengah pihak juga menggunakan ‘Bcc’ kerana tidak mahu pengguna lain mengetahui alamat e-mel satu sama lain yang boleh menganggu privasi mereka. Contohnya, penyebaran e-mel melalui newsletter dan mailing list.
Semua ini adalah antara etika penting dalam berkomunikasi terutamanya dalam era yang mengutamakan komunikasi secara digital.
Baca juga: