Ketika dunia sedang berhadapan dengan penularan pandemik COVID-19, kebanyakan kerja perlu dilakukan dari rumah termasuk perbincangan atau mesyuarat yang mula beralih kepada panggilan video.

IKLAN

Bagi menjadikan penggunaan panggilan video dengan lebih baik, seorang penyelidik Google, Zachary Yorke telah menyenaraikan 5 tips panggilan video seperti di bawah ini.

1. Cuba berikan maklum balas lisan

Manusia menghabiskan sekitar 70,000 tahun untuk belajar berkomunikasi secara bersemuka, tetapi persidangan video hanya berusia sekitar 100 tahun. Apabila suara dari mulut seseorang tidak sampai ke telinga anda sehingga setengah saat kemudian, anda akan mula perasan.

IKLAN

Ini kerana kita sudah terbiasa untuk tidak bercakap pada masa yang sama sambil meminimumkan kesunyian antara giliran. Keadaan senyap selama lima persepuluh saat (500 ms) seperti audio yang tersekat-sekat adalah dua kali ganda daripada perkara yang biasa kita lakukan dalam perbualan secara bersemuka. Seterusnya, ia akan mengganggu giliran perbincangan tersebut.

Sebagai penyelesaian, bagi kumpulan perbincangan yang lebih kecil, anda disyorkan supaya tidak mendiamkan diri dan bersuara untuk memberikan maklum balas lisan seperti “mmhmm” dan “OK” bagi menunjukkan anda aktif mendengar perbincangan tersebut. Dalam persidangan video yang lebih besar, anda boleh mencuba mengurangkan percakapan untuk mengelakkan gangguan yang tidak disengajakan.

IKLAN

2. Ambil sedikit masa untuk bercakap hal peribadi

Kebanyakan mesyuarat secara bersemuka mungkin dimulakan dengan bercakap hal peribadi seperti sebilangan pekerja berkongsi mengenai kehidupan dan keluarga mereka.

Penyelidikan menunjukkan bahawa pasukan kerja yang kadang kala berkongsi hal peribadi mampu bekerja dengan lebih lebih baik. Terutama apabila ketua kumpulan yang melakukan perkara ini, ia dapat meningkatkan prestasi pasukan dengan lebih banyak.

3. Berikan isyarat visual (visual cues)

Jika melakukan perbincangan secara bersemuka, anda mungkin perasan isyarat sosial dan visual seperti seseorang yang sedikit ke hadapan kerana mungkin ingin menambah perbualan, atau seseorang dengan mimik muka keliru dengan isi perbincangan tersebut.

Penyelidikan menunjukkan bahawa pada panggilan video di mana isyarat sosial lebih sukar dilihat, kita mengambil 25 peratus lebih sedikit giliran untuk bercakap.

Oleh itu, anda mungkin perlu menggunakan isyarat mendengar secara visual. Contohnya, apabila perlu melibatkan diri, teruskan fokus memerhati pada ahli yang lain dan bukannya melihat pada pelayar, pesanan masuk dan sebagainya.

Selain itu, tunjukkan bahawa anda mendengar dengan mengangguk dan tersenyum. Ini akan membantu setiap orang membaca emosi dan menganalisis idea dengan lebih baik.

4. Maklumkan gaya kerja

Apabila ada masalah di tempat kerja, pasukan kerja jarak jauh lebih cenderung menyalahkan individu daripada menganalisis keadaan, yang seterusnya akan mengganggu prestasi kerja.

Oleh itu, anda harus mengadakan perbincangan terbuka dengan rakan sepasukan mengenai cara bagaimana semua orang lebih suka bekerja, dan bagaimana anda dapat saling melengkapi antara satu pasukan.

5. Gunakan ‘talking stick’

Persidangan video selalunya kurang dinamik daripada perbincangan secara bersemuka, dan lebih sedikit orang cenderung merasa selesa untuk berkongsi.

Dengan itu, perbualan yang lebih seimbang boleh dilakukan apabila “talking stick” atau tongkat berbicara dipindahkan kepada setiap ahli kumpulan untuk memastikan setiap orang mempunyai masa untuk bercakap.

Sumber: Google